4 kostenlose Tools für mehr persönliche Produktivität

Heute möchten wir dir 4 Tools vorstellen, die nicht nur als kostenlose Version verfügbar sind, sondern sich gerade auch an Privatpersonen richten und deine Produktivität und Organisation im Alltag deutlich verbessern können.

4 kostenlose Tools für mehr persönliche Produktivität
Photo by Carl Heyerdahl

Heute möchten wir dir 4 Tools vorstellen, die nicht nur als kostenlose Version verfügbar sind, sondern sich gerade auch an Privatpersonen richten und deine Produktivität und Organisation im Alltag deutlich verbessern können.

Tool 1: Google Kalender 📅

Das kann das kostenlose Tool

Google Kalender ist ein Teil von Googles kostenlosen, webbasierten Google Workspace Angeboten. Seit seiner Einführung im Jahr 2006 hat sich Google Kalender zu einem der beliebtesten Zeitmanagement- und Planungstools entwickelt. In Google Kalender kannst du nicht nur ganz einfach Termine und Ereignisse erstellen und virtuelle Meetings einfügen, sondern deinen Kalender auch mit anderen teilen. Die Basisversion von Google Kalender ist kostenlos und bietet bereits umfangreiche Funktionen.

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Ein virtueller Kalender hat viele Vorteile. Er ist nicht nur flexibler, sondern du kannst ihn auch auf verschiedenen Geräten synchronisieren. Außerdem kannst du automatische Erinnerungen programmieren, sodass du keinen deiner Termine mehr vergisst.

Tipps & Tricks, wie du Google Kalender zur Steigerung deiner Produktivität nutzt

  • Erstelle mehrere Kalender für verschiedene Aspekte deines Lebens (Geburtstage, Arbeit, Side Hustle, Privat).
  • Google Kalender kann hervorragend zum Umsetzen der Pomodoro-Methode oder anderen Zeitmanagement-Methoden verwendet werden, da du Zeitblöcke und Pausen ganz einfach planen und beliebig anpassen kannst.
  • Das Bestimmen unterschiedliche Farbcodes für deine Zeitblöcke erlaubt dir einen besseren Überblick über deine Prioritäten.

➡️ Hier geht's zu einem umfangreichen Tutorial, wie du das kostenlose Produktivitäts-Tool Google Kalender einrichten und am besten nutzen kannst.

Tool 2: Notion 🗒️

Das kann das kostenlose Tool

Notion ist ein 2016 gegründetes All-in-One-Workspace-Tool. Es ermöglicht Nutzern, Notizen zu machen, Datenbanken zu erstellen, Aufgabenlisten zu verwalten und vieles mehr, alles in einem einzigen, integrierten Raum.

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Notion wird in vielen Unternehmen Gruppen genutzt um Inhalte untereinander zu teilen, ist aber auch für die Organisation für dich als Einzelperson toll.

Mit Notion kannst du Notizen und To-Do-Listen erstellen, Aufgaben verwalten, Datenbanken und Dokumente für alles Mögliche erstellen, von einem Online-Journal bis hin zu einem Content-Kalender. Und das Beste: du hast alles an einem zentralen Ort und kannst von überall (auch über eine Smartphone-App) darauf zugreifen.

Your connected workspace for wiki, docs & projects | Notion
A new tool that blends your everyday work apps into one. It’s the all-in-one workspace for you and your team.

Ein besonders hilfreiches Tutorial zur Nutzung von Notion findest du auf Carolin Gärtners Blog.

Beispiele, wie du Notion im Alltag nutzen kannst

Dabei sind die Möglichkeiten wirklich unzählig: ob Gewohnheitstracker, Haushaltsplanung, Ernährung oder Arbeit - Notion ist ein echtes Allrounder-Tool das dich bei allen organisatorischen Aspekten in deinem Leben rund um die Uhr begleiten kann. Hier ein paar Beispiele:

  • Bei der Planung von Projekten: So kannst du z.B. Projektpläne und Aufgabenlisten erstellen
  • Beim Setzen und Verfolgen deiner Ziele: Setze persönliche Ziele, unterteile sie in kleinere Aufgaben und tracke deinen Fortschritt.
  • Sammeln von Informationen: Lege dir eine Datenbank für diejenigen Dokumente an, auf die du im Alltag immer wieder zurückgreifen möchtest, z.B. Kochrezepte, Bedienungsanleitungen oder Administratives.
  • Beim Erstellen von Lernressourcen: Organisiere Studienmaterialien, Online-Kurse und Artikel, die du lesen möchtest.
  • To-Do-Listen: Erstelle tägliche, wöchentliche oder monatliche To-Do-Listen, um deine Aufgaben zu verwalten.
  • Reiseplanung: Plane deine Reisen mit Packlisten, Sehenswürdigkeiten und Reservierungen.

Tool 3: Toggl ⏱️

Toggl Track ist ein Zeitverfolgungstool. Ein Verständnis dafür, für welche Aufgaben du aktuell zu viel, und für welche du zu wenig Zeit aufwendest kann dir maßgeblich dabei helfen effizienter zu werden und dich auf solche Bereiche zu fokussieren, die dir langfristig den größten Impact bringen.

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Die kostenlose Version von Toggl bietet eine einfache Zeitverfolgung und Berichterstattung. Für erweiterte Funktionen wie detaillierte Berichte, Projektbudgetierung und Team-Zeitverwaltung ist ein Upgrade auf die bezahlten Pläne notwendig.

Tool 4: Slack 📲

Slack ist ein Kommunikationstool, bei dem du dich mit anderen austauschen kannst. Ziel dieses Tools ist es, Kommunikation effizienter zu gestalten und vor allem den Austausch per E-Mail zu reduzieren. Slack ermöglicht Teams, in Kanälen zu kommunizieren, Dateien zu teilen und die Arbeit zu organisieren. Du kannst z.B. Nachrichten in öffentlichen oder privaten Kanälen senden, Sprach- oder Videoanrufe tätigen.

Slack ist deine Produktivitätsplattform
Slack ist eine neue Möglichkeit, mit deinem Projekt-Team zu kommunizieren. Das Tool ist schneller, besser organisiert und sicherer als E-Mails.
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Wenn du dein eigenes Unternehmen gründest, ein Team leitest oder selbstständig bist und viel mit Externen (z.B. Freelancern) kommunizieren musst, kann dir Slack den Alltag deutlich vereinfachen.

Die kostenlose Version von Slack bietet viele Grundfunktionen, einschließlich Zugang zu den letzten 10.000 Nachrichten deines Teams und 10 Integrationen mit anderen Apps. Für erweiterte Funktionen wie unbegrenzten Nachrichtenzugriff, erweiterte Sicherheit und mehr Integrationen ist ein kostenpflichtiges Upgrade erforderlich.

Fazit

Gerade wenn du im Alltag den Eindruck hast einer Aufgabe nach der anderen hinterherzurennen ohne einem wirklichen Plan zu folgen und dir langfristig mehr Organisation wünschst, kann es Sinn machen ein Produktivitäts-Tool zu testen. Ob Google Kalender, Notion, Toggl oder Slack, jedes der Tools bieten eine beeindruckende Palette an Funktionen, die nachhaltig dazu beitragen können, deine Produktivität zu steigern und deinen Alltag effizienter zu gestalten. Dabei sind die kostenlosen Versionen für den Einstieg meist vollkommenden ausreichend.

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